Care sunt responsabilitățile unui angajator din România atunci când permite angajaților să își aducă copiii la birou?

În România, dacă un angajator permite angajaților să își aducă ocazional copiii la birou, nu există, din câte rezultă din cadrul general SSM, o regulă care să spună pur și simplu „angajatorul trebuie să aibă o creșă” sau „prezența copiilor este interzisă”. Însă, odată ce permite accesul unor minori în spațiul de lucru, apar o serie de responsabilități practice și juridice care trebuie gestionate atent.

Să evalueze riscurile din spațiul de lucru

Legea nr. 319/2006 obligă angajatorul să evalueze riscurile pentru securitate și sănătate și să ia măsuri de prevenire. Evaluarea trebuie să țină cont inclusiv de grupurile sensibile la riscuri specifice.

În cazul copiilor, este prudent ca angajatorul să analizeze separat riscurile pe care le prezintă spațiul pentru un minor: prize și cabluri, mobilier, scări, geamuri, obiecte tăioase, echipamente, substanțe chimice, accesul la zone tehnice etc.

Pentru un birou administrativ obișnuit, riscurile pot fi relativ ușor de controlat. Pentru un laborator, atelier, depozit, fabrică sau șantier, situația este evident mult mai sensibilă.

Să stabilească zone în care copiii pot avea acces

Dacă firma permite această practică, este recomandabil să stabilească zone permise și zone interzise.

De exemplu, copilul poate rămâne în zona administrativă sau într-un spațiu special amenajat, dar nu ar trebui să aibă acces la camere tehnice, arhive cu echipamente, depozite, spații cu substanțe periculoase sau zone unde funcționează utilaje.

Să aibă reguli clare privind supravegherea

Aici este importantă o distincție: părintele nu transferă automat responsabilitatea supravegherii copilului către angajator doar pentru că firma permite accesul acestuia.

În practică, politica internă ar trebui să precizeze clar că părintele rămâne responsabil de supravegherea copilului pe durata prezenței acestuia la birou, dacă nu există un serviciu distinct de supraveghere oferit de companie.

Totuși, angajatorul nu poate ignora pur și simplu un risc cunoscut. Dacă observă, de exemplu, că un copil se află într-o zonă periculoasă, trebuie să ia măsuri pentru înlăturarea riscului identificat.

Să asigure un spațiu de lucru sigur

Obligațiile generale ale angajatorului în domeniul SSM includ prevenirea riscurilor, informarea și instruirea și asigurarea cadrului organizatoric și a mijloacelor necesare securității.

Prin urmare, dacă firma introduce o politică de tip „copiii sunt bineveniți la birou”, este recomandabil să verifice practic spațiul: mobilierul, căile de acces, scările, instalațiile electrice, ferestrele, obiectele care pot fi înghițite sau răsturnate și accesul la echipamente.

Să pregătească proceduri pentru urgențe

Trebuie să fie clar ce se întâmplă dacă are loc o evacuare, un incendiu, o alarmă sau un alt incident.

Este util ca regulile să stabilească, de exemplu, că părintele își însoțește copilul la evacuare și îl menține împreună cu el până la punctul de adunare.

Acest aspect este cu atât mai important deoarece legislația SSM impune angajatorului să asigure cadrul organizatoric necesar pentru securitate și să adopte măsuri de prevenire.

Să limiteze accesul la echipamente și substanțe periculoase

Dacă în sediu există echipamente de muncă cu un nivel ridicat de accidentaresau substanțe periculoase, acestea trebuie să fie inaccesibile copiilor.

Să reglementeze situația printr-o politică internă

Din punct de vedere practic, cea mai bună soluție este o politică internă scurtă, care să precizeze:

• cine poate aduce copii la birou;
• dacă este necesară aprobarea prealabilă;
• în ce intervale este permis accesul;
• în ce spații pot sta copiii;
• cine este responsabil pentru supraveghere;
• ce activități sau zone sunt interzise;
• ce se întâmplă în caz de urgență;
• dacă există o limită de vârstă sau de durată;
• ce se întâmplă dacă regulile de siguranță nu sunt respectate.

Aceasta este cu atât mai importantă cu cât HG nr. 1425/2006 prevede că evaluarea riscurilor trebuie revizuită atunci când apar schimbări relevante privind condițiile de muncă sau amenajarea spațiilor.

Protecția datelor și a informațiilor confidențiale

Există și un risc care nu ține strict de SSM: confidențialitatea. Un copil aflat într-un birou poate accesa/deteriora documente, ecrane, liste de clienți, contracte sau alte informații confidențiale. Prin urmare, compania ar trebui să includă în procedură și obligația angajatului de a preveni accesul copilului la informații sau sisteme la care acesta nu trebuie să aibă acces.

Pe scurt, angajatorul nu trebuie să preia automat rolul de supraveghetor al copilului, dar nici nu poate trata prezența minorilor ca și cum aceștia ar fi invizibili din punct de vedere al siguranței. Dacă permite accesul lor, este prudent să gestioneze riscurile, să stabilească spații și reguli, să prevină accesul la zone periculoase și să aibă proceduri pentru situații de urgență.